水是開會的基本禮貌? 5個小細節就知道公司會不會賺錢!

▲每天多喝3杯水就會能減肥(圖/Pexels提供)

▲開會提供客戶水是基本的禮貌。(示意圖/Pexels提供)

生活中心/綜合報導

業務無時無刻都想要抓住客戶的心,但除了專業的商品解說或是服務外,很多小地方都可以增加客戶好感,數位行銷達人織田紀香便分享一位董事長的經驗,一間公司能不能賺錢,只要看五個重點就夠了!

一、公司電話響兩聲就有人接

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有些公司的辦公室聽見電話響了,剛好那個人不在,附近同事也不會幫忙接,可能覺得「那不是找我的」,接了很奇怪,或是那位同事可能等下就回來了,因此選擇不理會,但電話如果是客戶打來的,會讓人感覺公司是不是倒了還是結束營業,又如果是一個潛在的客戶溝通機會,但員工被動消極,好好的機會就這樣沒了。

電話沒接看似小事,其實背後的問題就是公司整體士氣低落,員工對公司沒有認同感,大家才會覺得事不關己,只因為這通電話不是轉來找自己的,要求響兩聲就有人接,是要讓客戶感覺這間公司隨時有人、隨時服務、隨時等候差遣。如果想要做得更完善,同事之間也可以說好手機響太久就幫忙接,避免錯過任何重要的事情。

▼電話響了快速接通,給客戶留下好印象。(示意圖/記者莊祐晴攝)

▲▼工作,上班,打電話,上班族,辦公室,打電話,正妹,眼鏡妹,開會,電話會議,接待,櫃檯小妹(圖/記者莊祐晴攝)

二、收到信件兩小時內必回信

不少人都有過經驗,寄信給對方,等了半天、一天、甚至三、四天都沒有人回信,如果是一封重要的信件,一般都會希望可以趕快收到回信,但對方越是拖,等的人就越難受,有時候還要一直寄信去催,感覺就會很差,

董事長提到,現在的人因為工作忙碌,或是工作習慣不佳,常常收到信件後就壓著,連回一下的禮貌都沒有,導致對方會開始自行猜測,是不是沒看?是不是不想處理還是沒有意見,很容易衍生出更多問題,也傷害公司形象,因此收到信後,,如果沒時間仔細看與思考,第一時間就是先回覆我收到了,但有些想法需再討論,晚點再補充回覆。

「不論是公司內部或外部,大家處理事情總是喜歡堆積著,也許你已經在想、在討論處理了,可是等待的那一方,在過程中會產生各種不確定因素,越主動越能在基礎面獲得對方信任。」

三、客戶來訪桌上一定會有水

如果開個會議半小時,甚至1、2個小時,這段時間都不給水,客戶很可能會想「一間公司窮到連杯水都準備不出來嗎?」、「公司不在乎來訪的客戶,連杯水都不願意給?」水,是開會的基本禮貌,最基本不過,做生意的道理,就是把一些微不足道的小事做好,讓客戶覺得貼心,嘴巴講得再好聽,都比不過在一些小事情上失誤,造成客戶在心中扣分,進而影響未來合作的契機。

更進階一點,上午會議多數人會選擇喝水,到了下午時,大家會傾向喝杯咖啡、甜飲或是茶,尤其剛吃完午餐時,如果會議在下午,還可以提供小餐點,讓客戶隨意取用,並且為他們準備紙巾,服務要做到對方心坎裡,才能得到客戶的心。

四、客戶到訪會有人主動接待

紀香回憶,有次到別家公司拜訪,大門口沒人招待,一個人站在櫃檯就很尷尬,要做什麼都不是,最糟糕的一次經驗是約好會議的人突然找不到,讓他呆坐在大門口椅子上等了15分鐘,整間公司往來的人很多,但都把他當隱形人,當對方終於從電梯口出現時,他也什麼話都不想講了,會議也不是很想開,那種不被尊重的感覺油然而生。

董事長建議,遇到這種狀況,公司可以製作會議室的行事曆,只要有客戶來,大家開個電腦或手機看一下,馬上就知道對方約了哪間會議室,而且要在別人心中建立好印象,如果沒有人在櫃檯時,公司同仁看到都可以上前關心一下。

織田紀香。(圖/翻攝自IG)

▲數位行銷達人織田紀香。(圖/翻攝自IG)

五、所有來訪會議絕對準時開

說好什麼時候開會就應該準時,尤其如果是業務方更是如此,遲到的後果不該由客戶承擔,紀香也曾遇過明明是對方遲到,卻草草講完之後,說自己還有下個會議要開,隨後快速離開,讓他留下極為負面的形象。

董事長提醒,公司的每個人,包含他自己,都該做時間的掌控者,不要被時間掌控。只有不知道自己在幹什麼的人,才會開一堆沒效率的會議,如果與會者都沒有準備,總是要在現場腦力激盪,搞得會議超時又疲累,幾個小時過後,還是沒有產出一個有效有共識的結論,甚至又耽誤其他人的時間,對公司來說得不償失。

以上5個要點其實基本到不行,卻常被大部份企業所忽略,曾有執行長告訴紀香「公司要能獲利,不是贏在我比你多會做,而是贏在我願意去做好那些你沒注意到的細節,進而讓對方看到我們的細心、小心與用心,最後在一連串的服務過程中,感到貼心,那就是我們企業的核心競爭優勢。

▼開會前有所準備,才會讓會議有效率。(示意圖/達志影像)

員工、職場、企業示意圖。(圖/達志影像)

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