4大理由推坑!上班族必備Google Keep提升工作生活效率

▲▼Google Keep。(圖/ETtoday資料照)

▲Google Keep是一款介面簡潔、應用強大的備忘錄App。(圖/ETtoday資料照)

記者王曉敏/綜合報導

無論是在應用程式商店還是網路上,「備忘錄App」可說是無所不在,但你使用的那款App真的好用嗎?新的一年,不要再對備忘錄App妥協了,若你還未尋得自己的「本命」備忘錄,不如使用看看Google Keep。

大部分的用戶在使用其他的備忘錄App時,多少得「容忍」一些其中的不完美,如市面上較為流行的Evernote、OneNote或Apple Notes,它們擁有著龐大的用戶群,但卻很少有用戶真的「推薦」它們。不過Google Keep則不同,雖然就功能來說它並非備忘錄App中的佼佼者,但在作用方面,它的表現卻相當出色。

如果你已是Google生態系中的一員,且尚未找到自己的「本命」備忘錄App,以下是4個Google Keep可能是你最佳選擇的理由:

1. 真的非常簡單

Google Keep於2013年推出,如果你過去曾有使用過這款App,並認為它用途不大,其實是可以原諒的,因為剛開始時,Google Keep是個想「盡可能簡單」的App。其最初僅有著一個簡單的滾動式列表,沒有任何其他功能,甚至沒有一個真正的組織架構,與一款完整的備忘錄App相比,它更像一個骨架。不過這7年來,Google Keep的功能已日漸完備,現在該App甚至已成為那些功能過於複雜的備忘錄App的競爭對手。

本質上,Google Keep仍是個簡單的滾動式列表,但在這件樸實無華的外衣下,是將功能性與可用性達成完美平衡的優質App。舉例來說,用戶可在App中建立標籤(#)來分類記事,作法僅需在內文任意一處輸入「#」符號,即會列出自己建立過的標籤選項,無需再到處尋找添增標籤的功能所擺放的位置;此外,在此步驟中,用戶可選擇添增新的標籤或使用現有標籤,無需再跳出視窗增加新的標籤再回來為記事加上標籤。

整個添增標籤的操作與呈現方式都與Gmail相當相似,若用戶已會使用Gmail的標籤功能,則跳到Google Keep上可說是完全無障礙。而與Evernote等其他備忘錄介面相比,其他的App往往有著令人眼花撩亂的選項及需要用戶一層一層點開的組織系統,從這點就可以看出為何Google Keep簡單的設計會如此吸引人。

2. 有著Google的搜尋品質

Google Keep的介面簡潔,但仍離不開其「很Google」的特質——隱藏著出色的搜尋功能。

用戶除了可輸入記事內的文字來搜尋記事外,也可在Google Keep搜尋圖片上的文字及語音備忘錄上的單詞,甚至連手寫內容也可以搜尋(Google Keep具備將手寫文字轉換為數位文字的功能)!

此外,Google Keep也可按主題搜尋記事,如找尋「食物」、「旅行」或「音樂」有關的記事,也可透過用戶自行設定的記事顏色來過濾搜尋結果。更強大的是,與Google搜尋相同,用戶可將這些條件組合在一起,縮小搜尋範圍來查詢自己所需的記事。

▼Google Keep有著媲美Google搜尋相同的搜尋品質。(圖/截自Google Keep)

▲▼Google Keep搜尋功能。(圖/截自Google Keep)

3. 輕鬆自如的協作功能

無論想將記事分享給誰,在Google Keep中邀請他人協作的操作方式真的非常簡單。大部分的人都擁有Google帳戶,因此不像其他備忘錄App一樣,共享前還得先確認對方是否有在使用該App,用戶僅需確認對方的Gmail帳號,並發送邀請,對方電子郵件確認後,便會在自己的Google Keep上看到共享的記事,可進一步查看或編輯。即便未下載App,也可毫無阻礙地在網頁版本上啟用。

Google帳戶的普遍性,就是Google Keep最大的優勢之一。

4. 與其他Google App相容性高

作為Google旗下的服務之一,Google Keep與Google生態系內的其他服務可以完全無縫相連。舉例來說:

• 提醒:用戶可在Google Keep的記事中添增提醒,可設定特定時間顯示,若用戶允許Google Keep獲取其位置時,它甚至可以設定用戶到達某特定位置時顯示提醒。這些提醒實際上與利用Google智慧助理Google Assistant或Google搜尋設定的提醒相同,這意味著,用戶可隨時利用手機、智慧音箱或任何登入個人Google帳號的設備來啟動這項功能。

• 助理:上述提及了Google Assistant,用戶可要求Google的智慧語音助理來將自身現有的Google Keep記事內容「讀」出來。

• 文件:如果用戶覺得現有的Google Keep文字編輯功能太過陽春,用戶可直接將Google Keep的記事傳送至Google文件,進行更進一步的編輯。

• Google Web App:無論在是在處理文件、試算表還是簡報,或在Web版上查看Gmail或Google日曆,永遠都可在右側欄目中看到Google Keep的存在,並與當下處理的內容戶作對照。

雖然上述提及許多Google Keep的優點,但也不得不承認Google Keep並不適合所有人。該服務缺少競爭對手們所提供的一些如文本格式(標題、內文等)、表格及模板之類更高級的功能。

但如果這些功能對你來說無關緊要,那Google Keep的這些缺點對你來說可能就是益處。在這種情況下,Google Keep將可能成為你真正的「本命」備忘錄App。

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