30雜誌/3分鐘整理術》找回你的工作效率

圖、文/30雜誌

覺得動手整理很浪費時間?

需要參加的會議總是撞期?

收拾得很整齊,卻找不到需要的東西?

習慣性忘東忘西,就算記在筆記本裡,也常常翻不到關鍵的那一頁?

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腦子裡想法混亂,無法有條理的思考,也沒辦法向別人表達你的想法?

電腦裡的資訊雜七雜八,資料夾連開十數個,卻還是找不到你想要的檔案?

工作效率差,多半來自缺乏整理。主動積極的整理,可以馬上找到需要的東西,工作不會停滯,不論思考還是行動都可以順暢進行,降低許多壓力,一旦時間有餘裕,心情也跟著輕鬆不少,工作成績自然比較好,也可以有比較多的時間讓頭腦和身體休息。

整理的方法會依照工作內容和立場而改變,與其追求適合任何場合的萬用法則,不如找出適合自己的整理方式。一旦做好基礎整理,以後每天只要花3分鐘,收拾一下就可以,非常簡單。

聰明整理要訣1

要考慮的不是如何收納,而是「如何使用」

不論收得多好,倘使很難取出,或很難使用都不成。也就是說,重點在「如何使用」,不在「如何收納」。為了便於使用,首先要考慮的是「容易取得」。

考慮發揮工作效能,整理東西時「使用頻率」是一個基準,用下面的方針整理,比較便於使用:

*經常使用的東西→放在容易取得的位置;
*偶爾使用的東西→放在容易找到的位置;
*很少使用的東西→方便收納即可,平常不必整理。

聰明整理要訣2

整理時要製造餘裕

認為整理就是「收納」的話,會產生東西塞得太多的問題。整理多少需要「餘裕」,這個餘裕是吸收新增物件的地方,是守護整理狀態的緩衝劑。

倘使書桌抽屜能預留以下餘裕,使用起來會很方便:

*上層及中層的抽屜到處可以見底;
*下層較深的抽屜預留一個大空間;
*正面淺抽屜留空位。

辦公室用品增加的話,多出來的用品可以放在抽屜上層及中層的「餘裕」裡。書架上放資料的位置也要預留空間,這樣,在塞滿書籍以前,可保不必整理的狀態。

聰明整理要訣3

光分類並不是整理

「分類」並非唯一的整理方式,重要的是你想要找到什麼,也就是便於檢索。整理資料的基本方法有以下3種,至於哪一種可以提高工作效率?將視工作內容而定,使用適合自己工作的排列方式最重要。

*依照類別:適合工作內容有體系、有組織的人。
*依照時間順序:剛使用過的文件一定放在最前端,也就是以使用頻率的高低做排列,對同時進行許多工作的人來說,較可同時掌控不同工作。
*依照音標順序:例如把客戶名字按音標來分類。

聰明整理要訣4

所有的東西都就定位

整理到最後,就是把東西「就定位」,只要有固定位置,以後找起來就不會那麼辛苦,整理也變得輕鬆起來,不需要思考如何整理。

收納分「看得見」收納與「隱藏式」收納,整理也一樣。

*「看得見」整理:容易整頓、清掃的東西、事物;
*「隱藏式」整理:只要整理就可以的東西、事物。

「看得見」整理活用桌面,其條件除了整理,尚須加上「整頓」及「清掃」。容易做到這3項的東西,適合予以「看得見」整理。具體來說,形式一致的文件夾、書籍、資料夾等,只要用書擋集中,就容易整頓、清掃。

聰明整理要訣5

無法丟棄卻不需要的東西,可以扔進「資源回收筒」

整理時要有「餘裕」,問題是「地方」不夠。倘使你現在使用的地方已經堆滿東西,丟掉部分現有的東西,是創造空間的方法之一。

「丟棄」的技巧是整理的一大要素,最需要的是「魄力」。但還有個「不需要魄力的丟棄法」,這與電腦的「資源回收筒」概念是一樣的,也就是設定一個類似「資源回收筒」的地方,把不用的東西丟到那裡,就不會有「萬一以後要用怎麼辦」的不安。比如,把資料櫃的一角設為「資源回收筒」,放置「很少使用的東西」的地方也是「資源回收筒」,地方不夠時,從中選出「不會使用的」丟掉,就不會那麼為難了。

聰明整理要訣6

分「日常」和「特別」兩種整理方式

整理的實際作業可分2種,對於現在東西已經多到滿出來的人,首先需要「特別整理」,但過一陣子後,你就只需要「日常整理」了。

特別整理有分全部一次搞定的「全部整理」,和把四周環境分出幾個區域,再依照區域來整理的「分區整理」,建議使用後者,因為不必拘泥於「大掃除日」或「有沒有空」。分區整理時的重點在於文具、資料不要用種類來分類,請思考「如何使用」每個區域,然後按區域別進行整理。整理前先做出設計圖,思考基本設計。

聰明整理要訣7

利用各式隔板整理

找到合適的隔板,對整理的進行速度有很大的影響。

抽屜隔板可將「經常使用的東西」、「偶爾使用的東西」、「很少使用的東西」做區分。書擋是書架上製造「餘裕」空間的必需品,也可以放置在中、下層抽屜,支撐豎起的CD、文件等。檔案盒可替代書擋,同時具有收納和支撐功能,也可當「餘裕空間」或「垃圾桶」。透明盒適合放「偶爾使用的東西」和「很少使用的東西」,也可當作「看得見的收納」。

整理隔板並非辦公室用品不可,許多原本不是整理隔間用的小道具也很好用,重要的是找適合自己的工具。

…本文未完


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關鍵字:30雜誌,做生意,工作秘訣,工作效率

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