肺炎疫情企業因應法則!善用雲端讓危機變轉機

 ▲▼田中系統,G Suite,Google,武漢肺炎,新冠病毒,新型冠狀病毒,COVlD-19。(圖/田中系統提供)

▲企業運用Google雲端辦公工具,可以輕鬆改變工作型態。(圖/田中系統提供,下同)

科技中心/綜合報導

據統計工作佔了人生1/3以上的時間,若是有快速、聰明的辦公智慧應用,不但能提高產能,還能讓工作時更加輕鬆,Google應運而生的雲端辦公工具G Suite,正是科技為人們解決問題的絕佳表現。當面臨無法預期的天災或突發狀況時,每天「到公司上班」、「在辦公室工作」的正常模式不得不改變,企業該如何讓績效與營運維持正常,又能讓員工工作效率大提升呢?

在台灣深耕多年的田中系統,早在今年2/3起就利用雲端科技以及轉換硬體設備,讓員工不需要進辦公室,就能遠端工作,並且詳細記錄過程,與其他企業分享如何使用Google G Suite遠端協作辦公的經驗。

總經理田中志幸說:「我們本身是Google雲端辦公工具-G Suite的經銷商,公司也使用這套工具,G Suite是改善整合工作模式的一個非常好用的工具。」經由活用G Suite的功能,田中系統全體員工快速轉換成「臨時」在家工作模式。因為G Suite的雲端系統功能,基本的郵件、檔案分享完全沒有問題,加上會議也是使用Google Hangout Chat視訊,「面對面」即時連線溝通零距離。「一直以來台北辦公室跟馬來西亞分公司,上班時間便以視訊即時連線對話,也習慣用視訊工具來開會。」另外公司使用IP電話,員工在家裡可以直接用電腦或手機接聽、撥打公司電話,還能內線轉接給同事,功能跟在公司裡完全一樣。連傳真也自動上傳到雲端硬碟,Google Hangout Chat會即時通知。

▲▼田中系統,G Suite,Google,武漢肺炎,新冠病毒,新型冠狀病毒,COVlD-19。(圖/田中系統提供)

▲Google G Suite視訊會議不受限空間、地點,順利進行面對面通訊,決策更快速。

很多企業不知道該如何開始,害怕雲端化,其實只需要找到提供專業雲端導入規劃,且服務完備的中間商當做橋樑,耗費的時間和人力成本就會大幅下降,一旦出現突發狀況,中間商也能馬上排除問題。田中系統正是利用自身的專業活用G Suite的功能,才能僅用幾天的時間就流暢轉換成在家工作模式,總經理田中志幸也將這次心得分享在部落格中,讓考慮雲端化的企業或對改善工作模式有興趣的人參考。

例如這次新冠肺炎的疫情影響,田中志幸表示:「我不是推薦所有公司導入在家工作,但像我們有G Suite的公司,就能輕鬆開始進行轉換工作模式。首先是能降低公司群聚感染的風險,再來因為有了工作彈性,減少大量上班族需要通勤、同時擠在公共運輸系統上的狀況。員工能在疫情確定結束後,再回到公司上班。」談到公司營運方面,田中志幸笑說:「目前營業收入完全沒有影響,唯一擔心的是,疫情一旦拖久,到時大家反而習慣在家工作,回到工作場域時會有種許久不見的緊繃感。」

▲▼田中系統,G Suite,Google,武漢肺炎,新冠病毒,新型冠狀病毒,COVlD-19。(圖/翻攝自PAKUTASO)

▲工作範圍不再僅限於辦公室內,家中、戶外、移動中都能隨時投入處理。(圖/翻攝自PAKUTASO)

想要嘗試卻還是擔心轉換工程浩大?田中系統榮獲Google Cloud Partner「工作模式轉型」專業認證,為每位客戶安排一對一專屬的G Suite專家,介紹最合適的系統方案,若還想讓系統應用更完善,加速工作效率,例如優化工作流程、工作自動化等,不必煩惱自家公司沒有IT,田中系統會依照需求,給出結合其他工具的最佳規劃建議。台灣至目前已有2000家企業成功導入,使用後的續約率達95%,客戶滿意程度相當高。

在瞬息萬變的時代,田中志幸認為企業需要危機管理,「對市場或環境變化要有彈性。」所謂危機就是轉機,不論是企業或員工個人,具備未雨綢繆的思慮,迅速應對的機制,再加上善用資源減低工作負擔,就能幫助自己在競爭激烈的職場中脫穎而出。

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