說一堆都沒人懂!日本溝通大師教「摘要力」:先刪掉9成重點

▲▼職場,辦公室,上班族,筆電,會議,開會,報告,簡報,專業形象。(圖/You X Ventures/取自免費圖庫unsplash)

▲報告時講了老半天,主管、同事都聽到恍神⋯你可能是沒有運用「摘要力」。(示意圖/You X Ventures/取自免費圖庫unsplash)

記者林育綾/綜合報導

在會議報告老半天,卻被主管反問「重點是什麼?」跟人分享書籍、電影或演講內容,別人卻一頭霧水、有聽沒有懂⋯。日本溝通大師山口拓朗提出「摘要力」,刪掉9成內容、用3步驟提煉出迅速要傳遞的資訊,除了增加工作效率,還能在日常生活中增強人際關係,提升社群軟體的貼文及溝通等。

山口拓朗在《摘要力》書中提到,一個人如果能從龐大的資訊中,挑出特別耀眼的重點部分傳達給他人,對方會非常開心,這也就是「摘要力強的人」,而這樣的人有個共同點,就是他們向人傳達資訊時會「刪去9成內容」,堅信只要剩下1成內容,對方就能理解時,「這種來自發話者的自信,能帶給對方很大的安心感。」

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他表示,「不擅長摘要」的人,什麼細節都要說清楚,認為「若不多說一點,對方會無法理解」,不過這種想法背後,其實潛藏著發話者本身「並不理解重點在哪裡」的「自信欠缺感」,往往是發話者的摘要處理能力不足。

▲▼日本溝通大師山口拓朗撰寫《摘要力:刪掉9成重點,比別人強10倍的表達力》。(圖/商周出版)

▲日本溝通大師山口拓朗撰寫書籍,指引關於培養摘要力的3大基礎步驟。(圖/商周出版)

如何將訊息「縮短」、「明確化」後,再快速地傳達出去?「摘要力」的重點有3個基礎步驟:收集正確資訊→整理資訊優先順序→因應狀況簡潔傳達給對方。

山口拓朗撰寫《摘要力:刪掉9成重點,比別人強10倍的表達力》,近來由商周出版發行繁體中文版,內容指導關於摘要力的3大基礎步驟,搭配大量案例與練習題,從工作、生活社交到網路平台,從此告別「說太多」、「說不夠」、「說不清楚」等溝通問題,協助讀者成為「摘要達人」。

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