遠距溝通不卡卡!掌握G、A、S三大關鍵 線上簡報更加分

▲視訊會議。(圖/取自免費圖庫Unsplash)

▲疫情改變了生活模式,上班分流、居家辦公成為常態。(圖/取自免費圖庫Unsplash)

記者胡至欣/採訪報導

疫情改變了生活模式,居家辦公、線上學習的頻率增加,隔著螢幕透過文字或視訊溝通,少了真實面對面的溫度,不但有疏離感,還容易造成理解落差,因此進行遠距會議或簡報時,除了內容外,「如何表達」更是重點。

從事口語研究與教學近20年的《GAS口語魅力培訓》創辦人王介安,分享他的「不見面」溝通術,其實只要掌握3大關鍵,就能幫自己的專業度加分。

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▲王介安。(圖/翻攝自Facebook/王介安的口語魅力教室)

▲《GAS口語魅力培訓》創辦人王介安。(圖/翻攝自Facebook/王介安的口語魅力教室)

一、 Goal 目標要明確

「現代人都有一個很大的問題:說話很跳tone、很繞!」

王介安在教學過程中觀察到,台灣人內心普遍比較柔軟,「也有人說是玻璃心」,所以多數人、尤其是較弱勢的一方,講話常常拐彎抹角;例來說,很多人會先問:「你在做什麼」、「你在忙嗎」,對方聽了心裡只有一個問號OS「你要幹什麼」。

他認為這與時代背景相關,因為科技、網路加快生活步調,連帶影響現代人的說話速度和思維,習慣把話說得簡單,卻導致別人「不明白你的目的是什麼」,難以進行對話,如果又隔著螢幕聽你「繞」,更容易分心恍神,等到切入主題時,對方精神也渙散了。所以遠距溝通的第一步便是「破題」:目標先講清楚

▲視訊會議。(圖/取自免費圖庫Unsplash)

▲遠距溝通少了真實面對面的溫度,較有疏離感。(圖/取自免費圖庫Unsplash)

二、Attitude 態度要穩定

「我們在溝通的研究非常簡單就是WHO SAID WHAT TO WHOM AT WHERE。」

王介安表示在定義態度的時候,除了面對不同的人,還有不同的情境,「誰、說了什麼、對誰說、在哪裡說」,包括簡報、開會、激勵員工,以及安慰人的態度等等,在每種狀態跟每個對象,說話態度都不一樣;例如,感恩晚會主持人講話語調會很感性,而電音派對主持人則要HIGH才能帶動氣氛。

至於很多人以為把聲音壓低,就能顯得態度沉穩,他則強調,除非是高階經理人或備受尊崇的名人,不然一般而言「影響力大的人,語調不能太低」,尤其以線上會議來說,語調稍微高一點,能量也多一點,聽起來有精神,影響力自然比較大。

▲視訊會議。(圖/取自免費圖庫Unsplash)

▲視訊畫面要能看到「肩膀頂端到頭頂」。(圖/取自免費圖庫Unsplash)

三、 Skill技術要純熟

「遠距溝通有兩個非常重要的技術行為:肢體動作和語速。」

在肢體動作方面,王介安認為視訊畫面要能看到「肩膀頂端到頭頂」,頭部約占螢幕2/3,表情、眼神才清楚;手可以抬起來看到手掌或手指,偶爾比畫一下,但不能擋到臉;說話時「看著鏡頭=看著對方」,代表對陳述內容有信心,如同在實體簡報時,有自信的人會看著台下聽講人,說起話來更有說服力。

另外,像是「撐頭」表示不耐煩、「摸下巴」表示不自在、「摸嘴」表示沒有自信,都是扣分動作,必須避免。

▲視訊會議。(圖/取自免費圖庫Unsplash)

▲手可以抬起來比畫一下,但不能擋到臉。(圖/取自免費圖庫Unsplash)

語速方面則是1分鐘240個字,等於1秒4個字左右。研究顯示「240個字以上,講話速度是偏快的,240個字以下,講話速度是偏慢的」,但有些人透過鏡頭表達,怕尷尬冷場,就會像連珠砲講不停,而且越講越快,可能無意間帶給對方壓迫感;也有人面對鏡頭會緊張,腦袋卡卡,不但講話變慢,贅詞更是滿天飛,容易讓聽者失去耐性。

「贅詞排行榜第一名『然後』、第二名『那』、第三名『欸』、第四名『對』,這些毫無意義的詞,會讓你的表達比較不流暢」,他建議在視訊會議前,先把要講的內容順一便,平時說話也要練習「適度加入停頓點」調整語速,並以「留白」取代贅詞,再來盡可能做到「高低快慢」交錯整合,也就是一般述說時音調低、速度快,講到重點再把聲音提高、語速放慢

▲視訊會議。(圖/取自免費圖庫Unsplash)

▲平時可以看著鏡頭練習肢體動作、語氣跟語速。(圖/取自免費圖庫Unsplash)

除了上述的「行為表現」,還有「思想表現」更為重要。「情感溝通、人際溝通、職場溝通都一樣,你如何去想對方」,王介安補充說道,Thinking思想跟Deliver傳遞之間,背後有一個關鍵字叫「邏輯」,也就是動機的描述,「因果關係的陳述是說服術最低階的技術行為」,站在對方的立場思考,進而分析推論出「因為、所以」,才能讓他欣然接受,簡單來說,就是「說別人想聽的話」

▲視訊會議。(圖/取自免費圖庫Unsplash)

▲邏輯溝通的重點就是「說別人想聽的話」。(圖/取自免費圖庫Unsplash)

除此之外,線上簡報時間最好控制在15分鐘,因為「現代人可能5分鐘精神就渙散」,所以需要開門見山,引起老闆或客戶的興趣,讓他們「想聽聽你怎麼做」,接下來10分鐘做進一步說明之後再進行Q&A,而其它相關數據跟資料,則可先行發送給聽講者,盡量把時間留給交流討論。

最後,王介安也提醒,「一個人簡報會成功,是因為他有練習,練習是自己講一遍,不是想一遍」,平時可以看著鏡頭練習肢體動作、語氣跟語速,正式上場才會流暢。

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