亞馬遜開會禁用PPT!企劃書印出來「一問一答」 越安靜工作效率越高

超討厭做PPT

文/佐藤將之(企業成長支援顧問)
譯/鍾嘉惠

不用PPT,但改成「一頁」或「六頁」

亞馬遜的會議不會使用PPT,有幾個理由:

1.PPT用得巧妙與否會改變與會者接收到的印象

PPT是簡報時很容易使用的軟體,既可利用投影模式,配合簡報的節奏翻頁,又可利用動畫秀出圖表等,讓人留下深刻的印象。

運用這一類功能,在對的時機、強弱分明地進行簡報,相信與會者都會感覺「很精采」吧。另一方面,如果不會善用這種種功能,只用單一的黑色做成資料進行簡報,與會者就不太會覺得那是好的提案,對吧?結果變得難以分辨「提案內容本身精不精采」。

2.條列式資料,日後看不懂

簡報者以補充說明PPT的方式做簡報,比方說,假設PPT的某一頁以「這次計畫將帶來三大好處」為題,條列式地寫出三點。先簡單地讓人知道有三點,再以口頭方式逐一詳細說明。在會議的場合,這種「只有重點做成PPT,詳情則以口述」的方式因為非常簡單易懂,已成為固定的簡報模式。不過,事後重讀資料會發生很大的問題,因為搞不太清楚內容,會議上因有簡報者補充數據才能夠理解。

人的記憶力很不可靠,連簡報者說了些什麼都想不起來。而這正是亞馬遜發出「PPT禁令」的原因。發出此禁令的不是別人,正是總裁傑夫‧貝佐斯。

▲簡報,投影片,開會,會議,職場。(圖/取自免費圖庫Pexels)
▲許多人喜歡在會議時運用簡報說明企劃,但在亞馬遜簡報是被禁止使用的。(示意圖/取自免費圖庫Pexels)

★傑夫.貝佐斯禁止條列式書寫!

PPT禁令應該是二○○六年左右發布的,在那之前亞馬遜的會議上同樣會使用PPT。不料,有一次傑夫.貝佐斯重讀以前會議的PPT資料後大發雷霆:「這樣的資料,別人根本搞不清楚它想表達什麼不是嗎!」

由於他一個星期在內部會議上要聽取數十份報告,不可能記住全部報告的內容,也難怪他會震怒。所以才會下令:「不准花時間製作PPT的動畫什麼的!全部以文章的形式製作!做成看過就能理解內容的資料!」

結果,亞馬遜的會議廢止了條列式的書寫形式。

從此之後,各種資料都以文章形式寫作,圖表類也不必做成彩色方便別人查看,簡單明瞭地將事實寫成文章反而受到重視。依與會人數將資料列印出來,用訂書機訂成一份一份,以紙本方式在會議上發給每一位參加者可說回到非常古老的作風。

不過,雖說是文章形式,但可不能沒完沒了地寫好幾頁、幾十頁。基本上不是做成一頁(被稱為「1 Pager」)就是做成六頁(稱為「6 Pagers」)。

1.商業文件大部分都做成「1 Pager」

簡單的企畫書或報告書等,基本上都寫成A4大小的一頁。亞馬遜幾乎所有可以公開查閱的資料都是1 Pager 的形式。

如果是有關問題發生的報告書,就要將「發生什麼事、發生的背景、採取什麼樣的對策(暫時措施和永久措施)」等等,簡單明瞭地整理成一頁,具體地寫出事實很重要。想附注圖表的話要另外附加,不計入頁數。

此外,文章內穿插圖表等資料,在亞馬遜被以「妨礙閱讀」為由禁止。

2.年度預算或計畫要以「6 Pagers」形式製作

年度預算、事業計畫書、新事業企畫書、大型計畫的提案書等,要寫成A4大小的六頁。如果是計畫的提案書,就要簡潔地寫出「計畫概要、財源、做為目標的指標」等。和1 Pager 一樣,6 Pagers 的圖表等也要另外附加,不計入頁數。

▲會議,開會,書面資料。(圖/取自免費圖庫Pixabay)
▲將資料印下來,一人一份發給與會者,是亞馬遜開會時會採用的方式。(示意圖/取自免費圖庫Pixabay)

★最好的會議就是沒有一個人說話就結束?!

亞馬遜的會議開頭就是接連不斷的「沉默時間」,因為那段時間與會者都在閱讀一頁或六頁的資料。參加會議的人一坐下來就開始靜靜地把桌上的資料看過一遍。如果是一頁的話,沉默會持續五分鐘左右,六頁的話大概會持續十五分鐘左右吧?雖然也常與美國的工作人員透過網路連線開會,但不論是日本或美國,會議室裡暫時都只會聽到A4影印紙的翻頁聲。

會議主席判斷差不多了,便問與會者:「看完了嗎?」OK的話就開始討論。

討論基本上是採取對資料提出疑問、回答疑問的形式。主席會問:「第一頁有人有疑問嗎?」然後有人提出問題:

「第二行那句話是什麼意思?」、「關於第五行是怎麼想的?」。

製作資料的人(基本上就是這項業務的主人,同時也是會議主席)便開始說明。這樣的提問應答會持續到最後一頁,沒有疑問時會議就結束。

這是題外話,馬遜認為的理想會議是「幾乎沒有人說話就結束的會議」。也許有人會納悶:「啊?沒有人說話就結束的會議?沒有人提出意見也沒討論的會議有什麼好?」可能也有不少人覺得本書在前文中明明談到「亞馬遜不可能存在沒有與會者發言的會議」,豈不是矛盾?

但其實並不矛盾。

為什麼呢?因為幾乎無人發言就結束即是對會議「讚不絕口的證明」。用淺白的話來說就是:「那資料完美到無可挑剔。」

▲開會,會議,主管,商業,辦公室,職場,工作。(圖/取自免費圖庫Pexels)
▲開會時,首先會進入一段沉默時間,大家看完資料後才會進行提問。(示意圖/取自免費圖庫Pexels)

「第一頁有疑問嗎?」

「沒有。」

「第二頁有疑問嗎?」

「沒有。」

如此持續到最後,就在與會者一直回答「沒有」的情況下結束,表示那是毫無疏漏、經過仔細思考、能夠認同的內容。假使會議像這樣推進,就會聽到與會者說「做得很好」,獲得全體鼓掌讚賞。我曾經多次見證過這樣的會議,感覺那就是會議的一種理想樣貌。

快速工作術

改變製作會議資料的方式,不但與會者的負擔減輕了,會議的效率也提高。

*本文摘錄自《1小時做完1天工作,亞馬遜怎麼辦到的?:亞馬遜創始主管公開內部超效解決問題、效率翻倍的速度加乘工作法》

▲1小時做完1天工作,亞馬遜怎麼辦到的?:亞馬遜創始主管公開內部超效解決問題、效率翻倍的速度加乘工作法。(圖/采實文化提供)

作者:佐藤將之

譯者:鍾嘉惠

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關鍵字: 亞馬遜工作效率提升工作效率亞馬遜會議企業成長顧問理想會議快速工作術簡報技巧佐藤將之1小時做完1天工作,亞馬遜怎麼辦到的?采實文化

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