會議效率Up大絕:開會要在午餐前 想吃飯就不會愛喇賽

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點評:空著肚子開會比較清醒的概念?

文/大衛・史迪宏David Stiernholm(瑞典結構訓練師)
譯/陳重亨

你上一次開會是什麼時候?我猜是不久之前吧。說不定你才剛開完一個會而已。之前我們也曾經討論過限制會議次數,好為其他任務爭取時間。但我們有時還是需要花點時間跟人碰面,所以學會一些改善會議效率的技巧也非常重要。

▲▼加班、OL、上班族、員工、社畜。(圖/翻攝自pakutaso)
▲開會總是拖拖拉拉嗎?下面的清單可以幫助你改善會議效率/示意圖/Pakutaso,下同

把會開好可以說是一門藝術,真要談這個主題可能要寫一本書才夠。不過既然都花了那麼多時間在開會,至少拿出一天時間來討論一些具體辦法,讓我們開會時更有效率,也是很合理的事吧。

幾年前,我和一群專家一起工作,他們覺得平常工作日已經有許多事情要做,實在是沒那麼多時間開會。當時我們談起開會的事,我問他們平常的會議是怎麼進行的。

有幾位回答說:「啊,當我們說『我們來開會吧』,總是安排至少兩小時,而且有時間喝杯咖啡、吃點蛋糕。」他們每天至少有一、兩個會要開,有時候甚至更多。

從結構的角度來看,如果目標是希望保留一些時間給最重要的任務,那麼我們絕對要想辦法減少一般會議的時間。要是大多數會議都開得太長太久,那就該把會議時間減少一半,至少試行幾周,再來評估效益。

我在撰寫這本書的時候曾經問過一些人,他們有什麼好辦法可以讓會議更有效率。我得到的最佳答案有:

*為會議設定議程,即使是非正式會議。提前考慮會議架構,你希望大家支持的決定和下一步是什麼。
對沒有議程的會議說「不!」
*為議程排定時間。估計每個議題所需的時間,並寫入議程之中。
*為定期會議設定議程模式,以後每周套用即可,不必再從頭開始。
*為會議創建例行程序,明定開會前多久必須在何處公布議程和其他相關資訊。
*針對議程上的每一點判定項目類型,例如:資訊、決策或討論等等。
*請關閉手機。我的極端看法是,要是你不能夠接電話或是不想接,那就應該把手機關了,除非你是核電廠的安全負責人。

▲▼工作,上班,打電話,上班族,辦公室,打電話,正妹,眼鏡妹,開會,電話會議,接待,櫃檯小妹(圖/記者莊祐晴攝)

把會議安排在午餐前一小時或90分鐘。如此一來大家都會努力開會,以求準時吃飯。
*如果是公司內部的會議,把它們依序排在一起(最好就排在同一間會議室)。如此一來,會議就不太可能延長超過時限。
*面對關係良好而且好相處的客戶,可以用愉快而有趣的方式跟他們說,大家在開會時先客套哈啦十分鐘,其實浪費了他們的金錢。
*如果覺得自己在早上最為清醒,可以盡量把會議安排在中午前。
*如果會議沒有召集人或主持人,你要指定一位來擔任。
*確定做好開會的準備。要是你養成習慣每周都先瀏覽日程表,一定知道本周有哪些會議要開,可以預先閱讀或準備相關資料。

▲擺脫悲慘工作命運,必學7件事。(圖/翻攝自pakutaso)

用新方法改善會議效率
從現在開始,每次開會都要選擇一件或幾件,你要在會議中實施的事情,可能是我們剛才提到的建議,或是其他可以改善開會效率的辦法。
挑出一個改善方法從頭做起。
決定好你要在哪個會議上首次試行新策略。在下個月的管理會議上?還是你排定的下次客戶會議上?或是周一的員工會議?
現在先做好一切準備,來開始嘗試新的方法吧。

開會時間少一半
我有個客戶是中型企業的人力資源經理,她現在採用比過去更為結構化的方式來做會議記錄,把每場會議決定好的任務特別明顯地區分標示。光是這個簡單的辦法就讓她更容易掌握自己需要做的任務,並且能夠更快進行之後的工作。

這樣試行一個月之後,她說現在決策的數量增加了40%,她認為是因為改善了結構,並使用清楚簡單的方法才順利取得進展。

說到提升會議效率,我們採用一些小方法,但能取得重大成果。要是能把開會時間減少一半,就能擠出許多時間來進行其他工作。但請記住,你還是要注意那些必須開會才能處理的事情,要是減少時間反而降低工作品質,那是得不償失,也會帶來更多損害。

獎勵自己
你要是選擇或想到至少一種可以改善開會效率的方法,確實測試並評估其效果,就可以用選定的方式獎勵自己。

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*本文摘錄自《把結構力變習慣:結構訓練師教你如何運用待辦清單,從此不忙亂、不心煩、事半功倍》

▲▼把結構力變習慣書封(圖/業者今周刊提供)

作者:大衛・史迪宏
譯者:陳重亨

本文由 今周刊 授權轉載

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