工作老是分心?超強「減法清單」 創造效率100%工作環境

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點評:但是薪水一定要用加法(咦?)

文/大衛・史迪宏David Stiernholm(瑞典結構訓練師)
譯/陳重亨

如果你經常需要安靜才能專注在特定任務上,那麼現在就有好幾件事可以做。即使無法改變整個辦公環境,下列方法可以有效改善你的狀況,在需要的時候能馬上從混亂走進平靜。

▲擺脫悲慘工作命運,必學7件事。(圖/翻攝自pakutaso)
▲改善工作效率,可以從改善工作習慣和環境開始/示意圖/Pakutaso,下同

找出三種讓自己安靜工作的方法考慮三種讓自己工作不受干擾和集中精神的辦法。以下是一些例子:

✓把門關上。這樣同事要找你談事情時還是找得到你,很方便。也不會不禮貌,因為有時候就是只想自己一個人獨處而已。
✓把手機關掉。如果不想接電話,最簡單的辦法就是把手機關了。很簡單,不是嗎?
✓關掉常常讓你分心的社群媒體。跟客戶和同事保持聯繫,掌握業界最新消息當然很重要,不過在你正需要專心的時候也不必那麼牽腸掛肚吧。
✓如果有使用通訊軟體,關掉。簡訊通常是電郵的高效替代品,不過若是你已經根據心中目標挑選出最優先任務,也從待辦清單找到現在最應該做的事,那又何必被不急也不重要的雜事干擾呢?
✓戴上耳機聽點音樂,也可以聽「布朗噪音」(brownnoise),這是一種人工綜合出來的背景噪音,有許多用途,包括可以緩解耳鳴的困擾。
✓進入安靜的房間。幸運的話,說不定在你需要安靜工作時,可以在辦公室找到安靜的房間。

▲▼女性,正妹,上班族,辦公室,工作,加班,過勞,崩潰,壓力,用電腦,打字。(圖/免費圖庫pakutaso)
✓預約會議室。要是覺得自己一個人占用一整個房間太過份,不妨約一些也需要集中精神工作的同事一起使用,大家能共享這份平靜一起努力。這種方式在圖書館安靜的閱覽室行得通,在你的辦公室也行得通。
✓待在家裡工作。這時候你的同事都在遙遠的公司,見不見他們操之在你。
✓在你最喜歡的咖啡館工作,那裡可以讓你享受到些微混亂帶來的啟發感與令人舒適的背景雜音。
✓在飯店房間。在這裡可以完全不受干擾地工作,而且還有餐飲和其他方便的全面服務。
✓暫時登出電郵帳號。要是你天生好奇,忍不住一直查看電郵信箱是否有新訊息,那麼你只要暫時登出電郵帳號、關閉電郵程式,就可以比較專心工作。
✓暫時關閉網路。要是你必須專心搞定任務,卻不斷在網路上做些雜事,那麼就需要比較嚴厲一點的手段,確保你能遠離那些干擾。你可以拔掉網路線,或使用「Freedom」(freedom.to)應用程式,設定遠離網路的時限。完成設定並點擊「確定」之後,如果你準備在時間限制之前上網,必須重新啟動電腦才能解除這個程式的控制。
✓利用軟體書寫以避免干擾。如果是文書編輯作業,有許多軟體程式可以使用,不必再為了那些拼字檢查、編輯格式、各種按鈕選項和設置而分心。你不會再被各種選項搞得頭暈腦脹,可以專心編輯文稿。我最喜愛的文書軟體程式是「OmmWriter」(www.ommwriter.com)。

大檸檬示意圖(圖/取自免費圖庫PAKUTASO頁)

獎勵自己
如果你想到三種讓自己不受干擾、不分心的工作方式,就要用你選擇的方式獎勵自己。此外,如果你還做了一些具體安排,讓這三種解決方案更容易使用,就更要自我鼓勵。比方說,你可以向同事解釋,當你戴上耳機或到哪個地方去,表示那時候你需要自己一人獨處,請他們不要過來打擾你。

很好!現在,你確保自己的工作日比較不會被干擾了。

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*本文摘錄自《把結構力變習慣:結構訓練師教你如何運用待辦清單,從此不忙亂、不心煩、事半功倍》

▲▼把結構力變習慣書封(圖/業者今周刊提供)

作者:大衛・史迪宏
譯者:陳重亨

本文由 今周刊 授權轉載

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