網路資訊雜誌／12個步驟最佳化軟體支出成本

作／史蒂芬

要長期控制固定成本支出是IT部門的第一要務，而軟體的授權、運作與維護成本尤其讓人頭疼。而要達到此一目標，可以從兩個層面做起：拿到更有力的條件，然後嚴格管理授權。

在《企業應用調查》中，要求受訪者為他們採用的企業應用科技，從9個面向進行滿意度評分。

持續維護與支援的分數最低、初期成本的得分也不高。而且常看到客戶被計畫以外的成本嚇一跳，因為有時候金額很龐大，這些成本包括為了支援臨時計畫而產生的新授權費用、更換合作廠商、甚至是維護老舊的平台。

另一個問題則是軟體授權範圍與實際使用的差異。根據經驗顯示，造成這些狀況的原因，從不當的資產管理、一直到獨立採購等，都侷限了企業整體的能見度。面對軟體授權這種既昂貴又複雜的事情，資訊透明是很重要的。

軟體維護是大型軟體公司的主要營收來源，Forrester表示，重複循環的維護費用可以佔到多數軟體應用公司營收的將近50%，而且每年還以10%速度往上成長，所以他們會盡可能從服務合約中賺取每一分一毫的營收。

因此，有些公司想要擺脫主要的軟體業者，改選一些第三方提供者，例如Spinnaker Support或Rimini Street；但是在這些公司發展的更成熟之前，最好不要這麼做。

目前看來比較好的方式，還是更有效率地管理自家與主要軟體業者的維修合約。要達到這個目標，在此提供12個步驟，主要包含兩個領域：拿到更有力的條件，然後嚴格管理授權。

降低軟體支出成本從訂立交易服務條款就開始做起

下述所提及的前面6個步驟，都是在談如何在訂立契約過程中拿下有利的交易服務條款。

1.減緩一年又一年的漲價：企業用的電腦軟體通常可以使用超過5年，而軟體業者通常會提議每1至2年進行一次維護。此時，應該堅守符合軟體資產壽命的維修頻率。並可以堅持在5年內不能調漲維護費用，且之後每年的調整幅度不能超過2%。

2.釘住未來採購軟體的價格：透過服務條款的訂立，在這段期間，甚至這段期間以外，如果有超出原本計畫的過度配置，也不能多收錢。

軟體業者非常希望獲利數字亮眼，所以必須確保非計畫性的過度配置也涵蓋在相同的價格方案裡，一切以計畫好的、經過雙方協議的軟體採購為準。

3.擬定不必多收錢也能升級的方案：除非特別提出要求、或者希望使用升級後的新功能，否則公司實在不必多付一毛錢給廠商進行升級。

4.擬定彈性的服務條款：讓公司可以選擇何時中止維護服務，因為企業的應用組合很少會在授權協議期間一直維持不變。

如果公司成功地整合、或淘汰了組合中的一部份，就應該要享受到成本降低的好處；也就是應該能夠不必再支付與該授權相關的維護費用。

5.可移轉到其他事業單位的權利：應該要能讓一個授權軟體在不同單位間轉移，並取代個別產品。當軟體組合需要改變時，這可以讓某種產品的使用量往上增加，然後降低其它產品的使用量。

6.避免無用軟體：通常一次購買大量產品時都能享有最多折扣，但也要小心軟體業者透過綁售方式把不必要的東西賣給公司。

網路資訊256期