▲無效開會、AI氾濫？企業兩大難題正在悄悄拖垮生產力。（圖／取自免費圖庫Pixabay）
記者吳立言／綜合報導
在生成式AI風潮席捲全球、企業拼效率求轉型的當下，兩個看似相反卻常同時出現的問題，會議過多與AI濫用，正悄悄拖垮組織的生產力與創造力。
根據知名會議平台Fellow的統計報告，高達71%的高階主管認為公司內部「大多數會議效率不佳」，而其中更有92.4%的重複性會議（recurring meetings）根本沒有設定結束時間，導致會議拖延、無限擴張，壓縮員工處理實質工作的時間，形成辦公室的「隱形時間黑洞」。日本心理學博士榎本博明也點出，部分企業管理者習慣「藉由頻繁開會來掩飾自身決策力不足」，甚至將責任分散到團隊中，一旦出錯便能卸責，卻讓整體效率越來越低。
與此同時，AI工具雖被寄予厚望，實際使用情況卻呈現兩極化。有員工因自動化功能節省時間、快速整理資料，但也有約35%的受訪者指出，他們的團隊在過度依賴AI後，反而出現了「創造力下滑」、「判斷力轉交給演算法」、「結果不可信」等現象，甚至因為無法正確解讀AI輸出的資料，讓決策品質下滑。
為此，不少企業開始進行文化調整。電商平台Shopify就在內部實施了一項「會議成本提醒系統」，每當員工創建會議邀請時，畫面會自動顯示出該場會議大約需花費的公司人力成本（以出席人數及平均時薪計算）。此舉促使團隊開始反思，「這場會議真的值得嗎？」此外，Shopify每週還有固定「無會議日」，讓員工專心進行深度工作，提升整體專注力與工作成就感。
另一方面，企業在導入AI時也需審慎規劃用途與角色。例如，AI非常適合用於會議記錄、自動彙整重複性資料、初步寫作草稿等，但若在戰略性判斷、人資篩選、創意設計等高風險場景完全仰賴模型，反而可能導致風險升高與人才流失。
專家也指出，若企業希望真正擺脫「假效率」的陷阱，關鍵在於從內部文化與工具使用方式著手調整。首先，會議應該是有價值的溝通，而非一種例行公事。每場會議都必須有清楚的議程與結束時間，參與人數也應控制在必要範圍內，並定期檢討其實際效益，才能避免資源被無效討論消耗。其次，AI工具的角色應被正確定位──它能處理大量重複性任務、加速資訊整理，卻不該被視為決策者或創意來源。企業在部署AI時應謹慎設定用途，避免過度仰賴，導致判斷力下滑或責任模糊。最根本的是，領導者本身必須具備承擔決策的能力與勇氣，而不是把錯誤歸咎於「會議沒共識」或「AI建議錯誤」。唯有如此，組織才能重建高效運作的節奏，真正將會議與科技導回正軌。
無論會議還是 AI，其本質都是工具。工具的價值，取決於怎麼用。企業若能化繁為簡、用得其所，才能在資訊爆炸與技術快速更迭的時代中，守住效率與創新這兩大命脈。
讀者迴響