▲時間管理三大方法，從菜鳥到老鳥、總經裡都適用。（示意圖／取自免費圖庫xframe）
文／賴婷婷 Tracy
摘自／時報出版《複利領導：簡單的事重複做，就會有力量》
著名的時間四象限，是讓事情分別落入「重要又緊急、重要不緊急、緊急但不重要、不緊急也不重要」的四個區域。我剛出社會時，經常使用這個方法，也的確幫助我很多，使我對於輕重緩急的掌握度很高。然而，我的職務權責越來越大，事情越來越多，導致超過七成的事項都落在「重要又緊急」的區塊；我的待辦清單上，每打勾一件、會再冒出兩件，我開始覺得，四象限不足以支持我成為時間的主人。
我擔任某零售通路自有品牌的採購經理時，曾為了推出一系列茶飲，參觀十數家飲料工廠。在規劃生產排程時，工廠提出需依據其生產排程下單的要求，我還有點不是滋味，認為供應商不就應該依據買方需求來進行生產嗎？負責窗口向我解釋，每次生產不同內容物時，所有的器械管道都須拆下來清洗，特別是管子彎角處，得用高壓水柱與高壓蒸汽來回處理多次，才能開始生產下一個產品。每回拆卸、清洗、組裝、確認，就要花上4小時；一天若來回拆兩次，就會大大影響產量，雖不是不行，但必須增加成本報價，也就會影響到末端市場售價。
這麼簡單的生產道理，卻深深影響了我。我相信很多人跟我一樣，過著被時間追著跑的生活，該準備的報告還沒動工、該做的溝通省不得、該回的郵件堆積如山；但我很幸運的是，在參觀飲料工廠時，悟出時間管理的精髓：「一次生產一樣東西最高效。」
你得做些什麼，去跟時間打好關係
後來，我把時間與金錢的連動概念加重，發展出「時間預算」來規劃並運用時間，以確保我的時間花在刀口上。因此，永遠在跟時間賽跑的狀態逐漸有了轉變，除了能判斷出輕重緩急，我對於時間的規畫精準度也越來越高。即便不在預期內的事件與對話仍會發生，但我總算能游刃有餘地安然度過所有任務。
這套「時間預算」管理法，無論是在我得支援三個主管的菜鳥助理時期、同時負責超過20個專案的顧問時期，或是帶領250人集團的總經理時期，都是夠用且適用的工具，其中包含「時間塊、防波堤、安可曲」三個元素：
▲經過反覆測試後，「塊狀規畫」時間是最佳解法。（示意圖／Unsplash）
㈠ 將一週分為十個「時間塊」
據說比爾．蓋茲（Bill Gates）的行事曆是以15分鐘為單位，但是他有助理，我們沒有。我不建議一般人以15分鐘來切割時間，因為錯過行程的機率太高了，突然來一通電話、被老闆叫去問事情，就會讓我們因為無法遵照預定時程，而產生焦慮與沮喪感，最後對時間管理的概念失去信心。
經過反覆測試後，我認為塊狀規畫是最佳解法，亦即每半天為一個單位，一週就會有十個「時間塊」。「時間塊」規畫的重點是，盡量在同一個時段內集中進行同樣性質的事，以避免沒有產能的暖機時間。很多公司喜歡在週一開例會，那就讓你的內部會議盡量集中在同一天，上午開部門會議，下午進行一對一會談，或者討論專案相關進度。
工作性質中包含客戶服務的人曾問我：「我怎麼可能知道客戶哪天有空？」其實，客戶還是有機會被管理或溝通的，你可以試著每週二上午或每月第一個週三去聯繫客戶，時間一久，就像《小王子》裡小王子與狐狸的關係，你們會逐漸建立出一種習慣、一些默契；你會在不知不覺間協助客戶管理他們的時間。
▲在職場裡，要預留兩個時間塊作為「防波堤」。（示意圖／pexels）
㈡ 預留兩個「防波堤」
工作中難免會有突發狀況，突然被叫去討論事情、客戶突然打電話要東西、身體突然不太舒服，這些事件的發生難以控制，但其實我們可以預測的，是絕對會有意外發生，因此應該將「意外」規劃進去。我建議，你只能用掉八個時間塊，預留兩個「防波堤」作為緩衝。這不是指意外只會在預留的時段發生，而是你在必須中斷既定行程去處理某件事時，之後仍有時間補回你原本該做的事，以降低你的煩躁感。
多年下來，根據我與很多人實際運用的經驗，是把這兩個「防波堤」放在週三與週五下午最好，如此一來，每週會有兩次追回進度的機會。這兩個「防波堤」是必要的存在，一定得留著。20％是很基本且還算健康的假設值，即使很難，你也得想辦法不要把行事曆塞得滿滿的。若你無法每週留出時間去處理問題小雪球，終有一天得付出巨大代價，處理更為棘手的問題大雪球。
㈢ 最多三個「安可曲」
對有些人來說，加班是常態，特別是某些產業的某些月分，那就可以每週增加一些「安可曲」，亦即白天時間與人互動，另外將自己可獨立完成的工作排在6點以後。重點是，一週建議最多三次「安可曲」，其他兩個晚上和週末，你可以去運動、陪伴家人、放鬆、進修，如此才能走得更健康、更長遠。人不是機器人，沒有任何人能夠長年累月加班，還維持絕佳的身心狀態。
▲一週建議最多三次「安可曲」。（示意圖／取自免費圖庫Stock Snap）
在執行「時間預算」時，有一個心法頗為關鍵，那就是「GSD」（Get Shits Done，把狗屎處理掉）。如果說「GTD」（Get Things Done，把事情處理完）是每個人都該具備的能力，它的進階版或主管版就是GSD。對，把狗屎處理掉吧！好吧，狗屎或許有點粗俗，把「棘手問題」處理掉吧！
你該不會天真地以為，事情都會照著流程走、所有人都會相親相愛、客戶都會無條件地愛戴我們吧。事實上，某個環節出現誤差，是非常正常的。沒有人喜歡意外，但若你直接預設會有意外的出現，那麼當意外真正發生時，你的情緒干擾可以降到最低，你就有機會更快聚焦於如何分析與解決問題。美國知名作家馬克．吐溫（Mark Twain）說：「每天早上先吞掉一隻癩蝦蟆的話，那一天就不會發生比這更糟糕的事了。」
方法都知道，就是看你做不做得到。關於時間管理的能力，沒有奇蹟、只有累積。簡單的事情重複做，就會有力量。
★本文摘自時報出版《複利領導：簡單的事重複做，就會有力量》，作者賴婷婷 Tracy，現職領導力教練、組織發展顧問，客戶包含許多知名企業，如鮮乳坊、cama café、KKday等。透過上萬次一對一教練與顧問的案例、親身的領導與管理經驗，分享如何釐清個人與團隊的發展痛點，以維持不斷前進的動能，並協助正在當主管或想當主管的人打磨領導力。本書將協助你爬出職場的負面漩渦，以正向態度面對千變萬化的挑戰，在逆境中成為站出來掌舵的人。
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