遠距工作4招增加信任感!5分鐘通話比打字好、會議開鏡頭打破尷尬

▲▼Pinkoi產品長兼共同創辦人林怡君(Maibelle) ,分享自己居家工作超過10年的心得。(圖/Pinkoi提供)

▲ 2020年疫情爆發後,Pinkoi嘗試自主練習「輪班WFH」的會議日常。(圖/Pinkoi提供)

記者林育綾/綜合報導

「遠距工作」彼此見不到面,身為主管如何透過螢幕帶領團隊,彼此信任並有效完成工作也成為重要課題!Pinkoi產品長兼共同創辦人林怡君(Maibelle) 擁有超過10年的WFH經驗,近來分享如何遠距離與夥伴建立互信關係,其中提到「5分鐘視訊通話能講清楚的事情,就直接約,不要只仰賴文字溝通」,以免產生誤解;另外也可以在大家開會前事先溝通好,視訊會議時「要把鏡頭打開」。

Maibelle居家遠距工作超過10年,帶領了百人團隊,由於長年定居在美國,過去都是維持著在美國居家工作、每年飛回台灣3到4趟,跟辦公室團隊一起工作的節奏;不過自從2020年全球疫情爆發,至今已超過一年沒機會回到台北辦公室了,因此在這段期間加入的新進員工,跟她都是素昧謀面的「網友」。

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近來她被詢問關於「遠距工作心法」,尤其在見不到彼此的情況下,如何透過電腦螢幕培養信任感、激發團隊貢獻也相當關鍵。

▲▼Pinkoi產品長兼共同創辦人林怡君(Maibelle) ,分享自己居家工作超過10年的心得。(圖/Pinkoi提供)

▲Pinkoi產品長兼共同創辦人林怡君(Maibelle) ,分享自己居家工作超過10年的心得。(圖/Pinkoi提供)

1、清楚雙方共識,必要時視訊通話

Maibelle認為,由於選擇了彼此互信的工作關係,因此在明確表達工作上的期待、確認雙方對目標是否有清楚共識,就變得極為重要。她相當重視的隊友有沒有清楚地跟緊目標,以及熟悉自己工作內容背後的原因。
 
另外在純文字溝通時,資訊解讀上難免會產生落差,文字容易被錯誤解讀,同一句話在不同人眼裡,常常是不同的語氣。這時候就要不時地校正,確保螢幕後的雙方都往一致的方向上前進。

她建議,能用5分鐘視訊電話講清楚的事情,就直接約,不要只仰賴文字溝通「有時候,一個5分鐘的視訊quick call就可以產生很大的作用了。」

2、視訊會議開鏡頭,打破因距離產生的尷尬

她提到,有時在視訊會議時,某些參與者沒開鏡頭、麥克風也設靜音,而這種「尷尬的沈默」跟大家一起在會議室互動的感覺很不一樣。如今WFH演變成新日常,她鼓勵在視訊會議時,試著去打破這種因距離感而產生的尷尬,例如預先說好「下次會議大家一定要開鏡頭」,讓需要先變換背景、先化妝的人,都能提前準備,每個人都真的「出席」的會議才更凝聚、更有向心力。

▲視訊會議事先說好大家都把鏡頭打開,更有參與感和向心力。(示意圖/奇美博物館)

3、保留空間讓隊友「填空」

此外,Maibelle還會事先掌握「工作授權」上的平衡,不會亦步亦趨地下指導棋,而是在「設定明確目標、資訊透明化」的前提下,把舞台留給對方發揮,溝通上也保留空間讓隊友「填空」。
 
在帶人方面,因為不像面對面時能讀到對方的細微表情,增加許多帶人的困難度。她說,自己就像是個偵探一樣,常得特別留心共事曾發生過的各種小細節,並且時刻提醒自己要給隊友「及時且足夠頻繁的反饋」,如果是針對負面行為的反饋,要留下足夠空間給對方填空「我看到的事實不見得是對方的事實」。

她提醒主管們,別根據自己片面的觀察就先預設立場;如果雙方已建立起適度的信任感,請留空間讓隊友能自主判斷情況及做決策。

4、主動問隊友給自己的回饋

同樣的,主管也要時刻提醒自己,向隊友詢問給自己的回饋,「有什麼可以幫助我下次做得更好?」、「我剛才哪邊講不清楚?」

她認為,遠距離帶領團隊要像跳國標舞,「有時你進一步,我退一步」反之亦然,這樣的默契的確需要時間來試探與培養,然而一旦創造出這般良性的溝通循環,帶領團隊上又何須micro-management(微觀管理,指一種密切觀察和操控的管理方式)?

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