連IQ180唐鳳也愛用! 在家上班必學番茄工作法效率UP

生活中心/綜合報導

新冠肺炎(COVID-19)疫情全球延燒,有超過15億人遭下令禁足在家,不少公司為了防疫採取遠距上班,對於工作模式的轉變,如何保持效率並提高注意力呢?最近被日本媒體狂讚是「38歳IQ180的台灣天才大臣」的數位政委唐鳳,分享自己超過20年的遠距工作經驗,使用的就是蕃茄工作法。

▲▼立法院院會,唐鳳。(圖/記者李毓康攝)

▲數位政委唐鳳善用蕃茄鐘遠距工作。(圖/記者李毓康攝)

其實番茄工作法已經風靡30年之久,是由法蘭西斯科西里洛創始發明,這套時間管理方法包含計畫(決定今天的事項)、追蹤(獲得今天所花心力等的原始數據)、紀錄(記下每天的觀察)、加工(把原始數據化為資訊)、視覺化(把資訊化為有益理解與改進的形式)五個步驟。

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▲▼法蘭西斯科.西里洛 《間歇高效率的番茄工作法》。(圖/采實文化提供)

▲番茄工作法有計畫、追蹤、紀錄、加工、視覺化五個步驟。(圖/采實文化提供)

每天開工的時候,目標找出事項所費的精力,區分優先順序,寫進今日工作表。傳統的番茄工作法為30分鐘,其中,25分鐘工作、5分鐘休息,也就是以一個番茄鐘為單位,一個接一個時段繼續工作,把該事項做完,然後從今日工作表上劃掉,但在展開番茄鐘有以下幾點原則。

▲▼法蘭西斯科.西里洛 《間歇高效率的番茄工作法》。(圖/采實文化提供)

▲番茄鐘能清楚看到剩餘時間。(圖/采實文化提供)

番茄鐘不可打斷

就是25分鐘全拿來工作。

番茄鐘不可分割

如果番茄鐘被打斷,該視為失效,就像從未設定過,然後你該重新設定一個新的番茄鐘。當番茄鐘響起,你就在剛才所做的事項右邊畫叉,休息3至5分鐘。此外,番茄鐘響表示當前的事項確實完成(雖然僅是暫時完成),不可以再「多做幾分鐘」,就算多幾分鐘就能做完也萬萬不可。

這3至5分鐘是脫離工作的必需時間,供頭腦消化吸收剛才25分鐘的工作內容,而且你能趁機做點有益身心的小活動,以便在下一個番茄鐘時段發揮最佳表現。這類小活動包括起來走一走,喝杯水,想像下一次假期去哪裡玩,深呼吸或伸展筋骨,跟同事聊天說笑也不錯。

休息時間不適合很費心神的活動

例如:別跟同事聊工作、別寫重要的電子郵件、別打重要的電話,諸如此類,免得妨礙頭腦整合,損及下一個番茄鐘時段的專注度。你該做的是把這類事項列進事項盤點表,標註特定的番茄鐘時段來做。在休息時間,不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。當休息時間結束,把番茄鐘設定為25分鐘,繼續處理手頭工作,直到再次鐘響,然後在今日工作表上再畫一個叉。休息3至5分鐘,再進行下一個番茄鐘時段。

每4個番茄鐘時段,安排一次長休息

每做完4個番茄鐘,進行一次15至30分鐘的長休息。

這段休息時間很適合拿來整理辦公桌、去咖啡機弄杯咖啡、聽語音信箱、檢查電子信箱、進行呼吸練習、出去走一走,不然單純休息一下也行。重點是別做任何複雜事情,否則頭腦無法重組整合,下一個番茄鐘時段就難以發揮最大效能。休息時間顯然不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。

▲▼法蘭西斯科.西里洛 《間歇高效率的番茄工作法》。(圖/采實文化提供)

★本文經采實文化授權,摘自《間歇高效率的番茄工作法》。

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