新年開工快筆記! 職場必學智慧「四方格」搞懂做事優先順序

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▲人生事情多到爆炸,可以善用四方格釐清優先順序。(圖/pakutaso)

生活中心/綜合報導

你生命中最重要的事是什麼?曾登上美國 CNBC 電視台、富比士雜誌,並長期擔任媒體執行長與新創公司投資者的法蘭・豪瑟,在《柔韌:善良非軟弱,堅強非霸道,成為職場中溫柔且堅定的存在》書中分享職場智慧,用四方格模式釐清優先順序,以及做事的輕重緩急,讓你事情再多也能思考集中。

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▲長期擔任媒體執行長與新創公司投資者的法蘭・豪瑟分享在職場經驗,用四方格模式釐清優先順序。(圖/時報出版提供)

以下是作者以第一人稱書寫:有了在可口可樂的經驗後,我漸漸學會在職場上訂出界線並維持這些界線。但這是我一直還在學習的領域,多年後,我的界線也再度受到莫大的挑戰。我在領養了第二個兒子開始休育嬰假幾週後,當時公司剛任命了一位新執行長。有許多同事寫電子郵件跟我說:「妳最好回公司來,她正在與關鍵人物建立關係,而妳剛好錯過了。」因為怕自己錯過與新任執行長締造聯結的機會,我縮短了育嬰假的時間回公司上班。但後來我自我反省,覺得根本無須這麼做,這也不是很好的策略。我可以主動跟執行長聯繫,約她見面吃午餐來建立關係,然後繼續休我的育嬰假。但我卻讓自己不想說「不」的情緒主導了我的決定,因此我的界線整個崩落了。

我回到忙碌的工作崗位後,大兒子才十八個月大,而家裡還有一個新生兒。我忙到進入所謂的「交易模式」(transactional mode)─我透過不斷地把待辦事項劃掉來滿足自己的成就感,以致於我一直花時間在處理瑣事而忽略了重要的大事。舉例來說,我原本應該要專注在撰寫提交給高層的季報,但我卻一直拖延,把時間花在較不重要的枝微末節上。當我跟心靈導師聊起我歇斯底里卻毫無產能的情況時,她很直接地點出問題:「妳需要決定哪些才是真正重要的事。」我發現我陷入了當初在可口可樂同樣的困境,因為無法訂出界線而深陷其中,只是這次是以不一樣的形式出現而已。我再度意識到,訂出界線並進行友善清楚的溝通,比起攬了太多事情再來後悔還要有效得多

我在有明確計畫可以遵循的時候工作效率最好,因此一旦決定要努力訂出界線,便需要計畫一個可以迫使自己建立並執行的模式。這表示我需要立下一個目標,然後誠實地辨別自己該如何投入時間和精力。一旦我想清楚後就可以訂出計畫,將其他與這個優先次序無關的雜事先砍掉。

我坐在桌前,攤開一大張紙,然後畫出了兩條線:一條橫線與一條直線。在這切割出來的四格方塊中,我寫下在我生命中相當重要的四大領域,分別是:我、朋友與家人、事業和世界。接著,在每一個方格中,我列出前幾項與該領域相關的重要事項,並縮減到每一格只有三件事。我知道這可以迫使我拒絕其他事情,並鞏固好我的界線。我的目標就是讓這些優先事項占去我主要的時間(理想中大約是八十%),而剩下的時間則分配給一些需要處理的行政庶務。當我退後一步看了我的四方格,便清楚地發現行事曆上的待辦事項跟我列出來的優先次序並不吻合。我開始透過拒絕他人或是把一些事項授權出去,來調整行事曆中那些不符合的待辦事項。

漸漸的,這個四方格模式(four square model)成了我訂出界線並徹底執行的妙方。自從我開始使用這個方法,我花在每一個方塊的時間每個月都不太一樣。有幾個月我會比較著重事業,有幾個月則在家庭。 每兩週我會檢視一下,確保行事曆上的事情與我列出的優先事項有吻合。而每一季我也會重新檢視全部的四方格,以確認是否有些優先事項需要做調整。我現階段的四方格看起來像這樣:

▲▼             。(圖/時報出版提供)

▲可以試著用四方格模式,每兩週我會檢視一下,確保行事曆上的事情與列出的優先事項有吻合。(圖/時報出版提供)


當然,這是我的四方格,你的可能會很不一樣。試著思考目前生命中最重要的事情是什麼。事業(或是學業,如果你還在念大學或研究所的話)幾乎一定是四方格中的其中一個。其他三格可能會跟我的一樣,但也有可能是興趣、副業、可以帶來快樂又充滿熱情的專案、旅遊、社交或政治主張、繼續學習或一段特定關係等。

即使有了四方格模式,要平衡我的責任與心之所嚮仍需歷經許多掙扎,尤其以職業婦女來說。我常在訪問中被問到如何做到「平衡一切」或如何「每一項都涵蓋」,我誠實的答案便是,其實我沒有。但對於那些真正重要的優先事項我會全力以赴,四方格模式幫助我定義出這些事情,並常常回去重新檢視這些事情是什麼。

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