▲專家分析會議的6大缺點，說明為何開會是糟糕的企業文化之一。（圖／取自免費圖庫Pixabay，下同）
國際中心／綜合報導
許多上班族每天到公司就要面對無數個會議，然而會議時間卻經常超出預期長度，不但無法有效率討論出結論，還時常出現有「閒雜人等」加入會議，模糊重點，浪費時間。動輒兩三小時的會議如果沒有達到有意義的成效，只會耽誤員工的其他日常工作，可以說是適得其反，而專家也點出了開會的「六大盲點」，強調不必要的會議等同是「損害公司利益」。
根據entrepreneur特約記者Anna Johansson分析，會議大多分為兩種型態，一是由高層參與的高級會議，專門討論公司經營策略、未來目標或是其他規章，二則是低級會議，主要由上司交辦事務給屬下，委任待辦事務。專家則強調，無論是在哪間公司替哪位老闆工作，開會永遠是不可或缺的一環，但多數的會議，其實都對企業本身「沒有幫助」，同時列舉了開會文化的六大缺點，強調所有企業應該都要避免落入這些「開會陷阱」內。
一、開會使人分心
假設早上10時安排了一個會議，員工正在9時45分絞盡腦汁的解決一個困難且複雜的問題，但在15分鐘後，他就會被迫打斷思路，參加另一場「可能無關」的會議，導致工作效率低迷。另外，也有一些員工提前預知到這樣的問題，因此認為，與其思緒被打斷，還不如等到會議結束再重新開始，進而使得部分員工在會議開始前甚至不願意處理重要的事物，導致生產力的嚴重斷層。
二、會議偏離討論重點
無論會議規模大小、與會人數多寡或是事前將議程計畫的多麼精確，最終會議還是很有可能會偏離主題。當會議一旦偏離主題，便會失去整場會議的意義。所謂的「理想會議」是在整個會議期間完全保持主題，但很可惜的是，「理想會議」並不存在。
三、會議中出現不必要的人
會議內出現不必要人士是最嚴重，但也是幾乎無法被避免的狀況。發起會議的人通常會認為增加參加人數是一件好事，能夠產生不同的點子，有時還可以激發腦力激盪，但事實上這樣的習慣非常具有破壞性，因為他不但會吸引更多的員工「遠離原有的日常工作」，還會讓會議焦點混亂，分散眾人注意力。
四、浪費時間
當你安排一場一個小時的會議，看似不是什麼大不了的事，但如果這場會議沒有成效，那麼你將白白失去一個小時的時間。假設一場會議裡有7人參加，每星期一次，那麼公司一年將會浪費超過360個小時在開沒有用的會議。
五、會議沒有成效
很多人會認為會議就是工作的一種，但事實上並非如此，因為會議只是在會議室內「討論工作」，大多數的會議都只在「討論」，卻沒有實際「做」了工作。討論如何解決問題不能真正解決問題，在大部分的情況下可能可以透過會議釐清問題，但通常問題只會更加複雜化，並在會議結束時再度回到原點。
六、會議的時間成本
TED發言人David Grady和Jason Fried曾經表示，每年有超過30億次的會議，許多公司高層會花費40%至50%的工作時間在參與會議，但是有近34%的會議最終都是浪費時間，光是在美國，每年這種被損失的生產力就高達370億美元。
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