文／佐藤將之（日本亞馬遜創始成員之一）
譯／鍾嘉惠
不靠「熱忱」，靠「機制」
亞馬遜有一種觀念，認為「能夠交給電腦做的事就交給電腦做」。
因為這樣，人就能把時間用在只有人能做的工作上，而且會有時間去發想新的事業。此外，也會增加陪伴家人、享受嗜好的閒暇時光。
前一小節談到「有員工花費大量的時間製作公司內部用的資料圖表」。在亞馬遜，製作報告、統計資料全部交由電腦執行。只需要製作資料庫，再讓資料庫輸出數據，組織起來就行了。不必由人親自做每一件事，不做「輸入資料，製作圖表……」這類工作。
我這樣寫，也許有人會覺得「這是亞馬遜那樣的大企業才有辦法做到」。這完全是誤解。製作資料庫非常簡單，只要會用Excel，誰都會做。任何一家公司只要有意採用，隔天就能馬上開始。
亞馬遜的厲害之處在於「一開始就把機制化、自動化放在心上」、「能夠機制化、自動化的事物就徹底讓它建立機制」。
▲在亞馬遜不管是製作報告，還是統計資料全部交由電腦執行。（示意圖／取自免費圖庫Pexels）
傑夫‧貝佐斯的談話中，我很喜歡的一句是：「Good intention doesn’t work. Only mechanism works.」（「善意」起不了作用，「機制」才能發揮作用。）這句話直譯之後，聽來似乎冷酷無情，但其實並非如此。這句話的意思是「員工無法只靠『善意』持續為公司效力，有了『機制』的基礎後，員工才能充分地發揮『善意』」。
「款待」做為象徵日本特色的語詞，近年來在日本一直受到關注。然而，我認為經營或管理者隨便使用「發揮款待的熱忱……」的說法非常危險。因為十有八九都會發生以下的負向循環：
「未建立讓員工展現善意（= 款待的熱忱）的機制」
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「儘管如此仍試圖倚賴員工的善意」
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「愈是展現善意，整個工作單位愈是疲憊不堪」
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「一直在展現善意的員工紛紛離職」
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「經營或管理者沒有意識到這一點，繼續命令員工『展現更多善意』」……
每當我想起上述的負向循環，便覺得「傑夫‧貝佐斯可能比任何人都理解『款待』的真正含意」，若不能持續地提供服務，就不能稱之為「款待」。
▲有了「機制」的基礎後，員工才能充分地發揮「善意」。（示意圖／取自免費圖庫Pixabay）
★目前有多少百分比的工作已完成機制化、自動化？
因此，我想趁此機會建議各位「盤點」一下自己目前的工作。徹底檢查自己目前正進行的工作中，是否有可以機制化、自動化的作業。
檢查的步驟如下：
1.清查目前進行的工作（例如一個星期分量）並全部列出來。就像：「星期一／製作開會用的資料、開會、製作日報表、製作企畫書……」、「星期二 ／拜訪客戶、開會、製作日報表……」。
2.將列出的作業進一步拆解成一道一道程序並條列出來。以製作企畫書為 例，可以拆解成「調查想要放入企畫書裡的數據／準備數據和資料／構思標題名稱／構思想寫的內容／執筆／放進圖表和數據／請主管確認」等等，盡可能詳細條列出來。
3.前兩項列出的項目中，有可能借助電腦等達成機制化、自動化的就打○。然後分兩階段檢視那項作業－－
●是否可以全部自動化、機制化？
●是否可以部分自動化、機制化？
這時，不太需要考慮「以自己的能力可不可能做到」，只要曾經聽到「朋友的公司已機制化、自動化」的消息，或是聽說「如果有人很懂電腦就能做到機制化、自動化」，就表示那項作業「有可能機制化、自動化」。
經過這三個步驟完整檢查之下，恐怕不限業種、業界和職種，任何人都可以讓目前大約二○%的作業機制化、自動化不是嗎？
很遺憾，我不得不說那就是「無意義的作業」、「可以由別人代勞的作業」、「不受顧客歡迎的作業」。AI化日新月異，一般認為現在正是時代的巨大轉變期。若固守舊有作法，不知不覺就會被時代淘汰。為防止這樣的情況發生，有必要藉由「盤點」的方式，全面檢視目前的工作。
快速工作術
詳列工作的內容與流程，全面檢視是否可以自動化、機制化。
＊本文摘錄自《1小時做完1天工作，亞馬遜怎麼辦到的？：亞馬遜創始主管公開內部超效解決問題、效率翻倍的速度加乘工作法》
作者：佐藤將之
譯者：鍾嘉惠
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